监狱的主要功能是教育改造服刑人员。每个服刑人员的犯罪类型、犯罪原因、恶性程度及其思想、行为、心理特征都有很大的差别，因此，个别教育谈话是针对服刑人员个体进行教育改造的有效手段。

目前，监狱民警对服刑人员的个别教育谈话存在记录不完善，谈话记录查询不方便，监狱领导计划的个别教育谈话对象落实不到位。个别地方还有谈话事后补记录甚至未谈话造记录的现象发生。为了更好地充分发挥个别教育在改造罪犯中的功能作用，切实提高罪犯教育改造质量，建设一套合理的个别教育谈话系统就很有必要。

实现个别谈话教育记录电子化后，警察只要在配有电脑的执勤岗位上就能及时将个别谈话教育内容录入系统，解决了原来纸质记录本记录不方便、字迹潦草、容易破损等问题，而且警察在进行个别谈话教育前能够清楚的掌握罪犯以前的谈话教育内容以及教育效果，有利于警察制定更有针对性的个别教育方案，大大提升了个别谈话教育质量。全新的个别教育谈话登记模式，使教育内容更加全面、详实、连贯，为不同阶段评估服刑人员的改造进展提供了更加全面、准确的信息，为持续性研究服刑人员的改造轨迹创造了条件。

同时，电子台账系统为考核提供了基础数据,具有不可修改性，避免了人为因素造成的考核不公正现象，为个别教育工作方面评优评先、工作成果认定等提供了更加客观的参考依据。电子台账的共享功能使管教警察的每一次教育内容登记都成为一次个别教育能力展示，即时呈现在领导和同事的面前，有效的增强了警察工作责任心，促使警察落实个别教育更加认真，内容记录更加细致，营造了一种互相监督互相学习的良好氛围。